Workshop e Oficinas para levantamento de Requisitos

  • Um workshop de requisitos é uma forma estruturada de capturar requisitos.
  • Um workshop pode ser utilizado para investigar, descobrir, definir, priorizar e atingir o fechamento dos requisitos do sistema alvo.
  • Workshops bem executados são considerados a forma mais efetiva de entregar prontamente os requisitos de alta qualidade. Eles podem promover confiança, compreensão mútua e forte comunicação entre as partes interessadas do projeto e time do projeto, e produzem entregas que estruturam e orientam a análise futura.

Descrição

  • Um workshop de requisitos é um evento altamente produtivo e focado, com a participação das principais partes interessadas e especialistas no assunto, cuidadosamente selecionados, para um período curto e intenso de trabalho (tipicamente um ou alguns dias).
  • O workshop é facilitado por um membro da equipe, ou de forma ideal, por um facilitador experiente e neutro. Um escriba (também conhecido como registrador) documenta os requisitos elicitados como também quaisquer questões importantes.
  • Um analista de negócios deve ser o facilitador ou o escriba nesses workshops. Em situações onde o analista de negócios é um especialista no assunto, ele pode servir como um dos participantes do workshop. Contudo, isso deve ser feito com cautela, uma vez que pode confundir os demais em relação ao papel do analista de negócios. Além disso, pode haver suspeita de que o analista de negócio como participante venha a influenciar a documentação dos requisitos, segundo seus pontos de vista e prioridades.
  • Um workshop pode ser usado para gerar ideias para novos recursos ou produtos, para chegar a um consenso sobre um tema ou para rever requisitos. Outros resultados são muitas vezes requisitos detalhados, capturados em modelos.
  • É uma forma estruturada para capturar os requisitos. A oficina pode ser utilizado para alcance, descobrir, definir, priorizar e atingir o encerramento dos requisitos para o sistema alvo.
  • O workshop é considerado uma das formas mais eficazes para elicitar requisitos de alta qualidade rapidamente. Eles podem promover a confiança, a compreensão mútua e de comunicação forte entre os stakeholders e a equipe do projeto.
  • Conduzir um workshop de requisitos implica reunir todos os envolvidos durante um período intensivo, concentrado. O Analista de Negócios atua como um facilitador da reunião. Todos os participantes deverão contribuir ativamente e os resultados da sessão deverão ser disponibilizados imediatamente para eles.

Elementos

.1 Preparar para o workshop de requisitos

▶ Esclarecer as necessidades das partes interessadas e o propósito do workshop.

▶ Identificar partes interessadas críticas que devem participar do workshop.

▶ Definir a agenda do workshop.

▶ Determinar quais meios serão usados para documentar os resultados do workshop.

▶ Agendar a(s) sessão(ões).

▶ Organizar a logística da sala e equipamentos, incluindo assentos, flipcharts, projetores, etc.

▶ Enviar material com antecedência para preparar os participantes e aumentar a produtividade na reunião.

▶ Conduzir entrevistas pré-workshop com os participantes. Não se tratam de entrevistas completas de requistos. Em vez disto, elas focam em garantir que o propósito do workshop de requisitos é compreendido e alinhado às necessidades de cada participante e para garantir que quaisquer necessidades de preparação requerida para a sessão por aquela parte interessada é compreendida.

▶ Determinar o número de partes interessadas que deve participar do workshop.

.2 Conduzir o workshop de requisitos

▶ Elicitar, analisar e documentar requisitos.
▶ Obter consenso quanto a visões conflitantes.
▶ Manter o foco através da validação frequente das atividades da sessão frente aos objetivos declarados do workshop.

O facilitador tem a responsabilidade de:

▶ Estabelecer um tom profissional e objetivo para a reunião.

▶ Apresentar as metas e a agenda da reunião.

▶ Impor disciplina, a estrutura e as regras básicas para a reunião.

▶ Gerenciar a reunião e manter a equipe nos trilhos.

▶ Facilitar um processo de tomada de decisão e construir consenso, mas evitar participação no conteúdo da discussão.

▶ Garantir que todas as partes interessadas tenham suas opiniões ouvidas.

▶ Fazer as perguntas certas. Isso inclui analisar a informação que é fornecida e aprofundar com perguntas investigativas, se necessário.

papel do escriba é documentar os requisitos no formato determinado antes do workshop e acompanhar todos os itens ou questões que são deferidos durante a própria sessão.

.3 Fechamento pós-workshop de requisitos

▶ Acompanhar quaisquer itens abertos de ação que foram registrados no workshop.

▶ Completar a documentação e distribuir para os participantes e para o patrocinador.


O workshop de requisitos fornece um framework para aplicar as outras técnicas de identificação como, por exemplo, brainstorming, encenação,
interpretação de papéis e revisão dos requisitos existentes. Essas técnicas poderão ser usadas isoladamente ou combinadas. Todas poderão ser combinadas ao método de caso de uso. Por exemplo, você poderá criar uma ou algumas encenações para cada caso de uso previsto para o sistema. Você poderá usar a interpretação de papéis como uma maneira de compreender como os atores usarão o sistema e para ajudá-lo a definir os casos de uso.

O facilitador de um workshop de requisitos precisará estar preparado para as seguintes dificuldades:

  1. É possível que os envolvidos saibam o que desejam mas não consigam expressar isso;
  2. É possível que os envolvidos não saibam o que desejam;
  3. Os envolvidos poderão achar que sabem o que desejam até que você lhes dê o que eles disseram que desejavam;
  4. Os técnicos poderão achar que compreendem os problemas dos usuários melhor do que eles próprio;
  5. As pessoas poderão achar que as demais pessoas estão politicamente motivadas.

Dica: Excelente estratégia para elicitar requisitos, principalmente quando você tem pouco tempo para fazer diversas entrevistras, ou quando o ambiente está muito confuso, ou quando as pessoas se contradizem muito ou quando há muita briga por ‘poder’. Vale a pena, pois será muito produtivo e objetivo. Importante convidar as pessoas chaves que tomadores de decisões.

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